El Gobierno prohibirá las facturas en Word, Excel o PDF: la facturación electrónica obligará a usar otros formatos
Herramientas de ofimática como Excel y Word tenían un papel protagonista a la hora de elaborar y gestionar las facturas y la contabilidad de centenares de miles de pymes y profesionales autónomos. Son herramientas relativamente sencillas de usar que permitían convertir las facturas a PDF y enviarlas a sus clientes.
Sin embargo, la Ley Crea y Crece aprobada hace dos años está a punto de ponerles las cosas un poco más complicadas a estos profesionales: solo se permitirá el uso de sistemas de facturación electrónica homologados. Esto, de facto, supone el adiós a Excel, Word y otras alternativas de ofimática para los autónomos.
La factura electrónica obligatoria. No se puede decir que haya sido una sorpresa, ya que la Ley 18/2022 de 28 de septiembre, también conocida como Ley Crea y Crece, está vigente desde hace dos años como medida de digitalización empresarial, como mecanismo de lucha contra la morosidad en el sector público y las operaciones comerciales entre empresas. De ese modo, el sistema de facturación en España se alinearía con el plan europeo conocido como VAT in the Digital Age (ViDA).
A partir de julio de 2024, será obligatorio presentar las facturas de forma electrónica para empresas con una facturación superior a los ocho millones de euros. Tal y como se indica en la página de información de la Agencia Tributaria. A partir de 2025, las pymes y empresas con un volumen de facturación inferior a esa cifra también tendrán que hacer uso de la factura electrónica. Eso afectará directamente al 93,15% de pymes con menos de diez empleados que forma el tejido industrial en España, según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
Adaptación al nuevo sistema de facturación. El Gobierno está preparando una guía para que las pymes y autónomos puedan adaptarse a esta nueva normativa, que obligará a que toda la facturación de las empresas se genere mediante un software de facturación homologado, o con la plataforma de facturación pública (que, para sorpresa de nadie, presenta algunos fallos).
Esto implica que las facturas creadas con Excel, Word o presentadas en formato PDF, dejarán de ser opciones válidas para la emisión de facturas en el sector empresarial y para autónomos. Además, las facturas en papel también desaparecerán. Por el momento, quedan excluidas de esta medida las facturas entregadas a particulares, que se producirá en una próxima fase de digitalización.
Requisitos de la factura electrónica. La normativa establece que las facturas electrónicas deben “garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”. Con esto se evitaría la falsificación de las facturas.
Estas condiciones se cumplirán utilizando formatos como XML o Facturae de la AEAT, que son difíciles de modificar y permiten rastrear las facturas desde su emisor original.
Incertidumbre sobre el nuevo sistema. Pese a que la normativa lleva más de dos años en vigor, todavía existe incertidumbre sobre cómo funcionará este nuevo sistema de facturación al no existir una regulación técnica firme al respecto. Lo que complica el proceso de implementación de un estándar de archivo único en el software de gestión de terceros.
Lo único que se sabe con certeza es que los formatos de factura que se admitirán para cumplir con los requisitos del Ministerio de Economía serán XML CII (CEFACT de la ONU), UBL (Universal Business Language), EDIFACT (norma ISO 9735) y Facturae.
No hay normativa, pero ya hay sanciones. Todavía no se ha establecido una normativa clara que permita establecer un formato de archivo estándar a la hora de emitir las facturas electrónicas, pero sí que se han previsto las sanciones para quienes no cumplan con ella.
La normativa dispone que la sanción puede ir desde los 150 euros por cada documento que no se procese correctamente, suponiendo una falta leve, al 75% del importe de una factura con datos susceptibles de haber sido falseados, algo que se considera como falta muy grave. Además, las empresas que no adapten su sistema de facturación a lo establecido por la nueva normativa pueden afrontar multas de hasta 10.000 euros, según indican desde la asesoría Confislab.
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