Decir que la economía mundial depende de que metamos bien datos en millones de Excel es una exageración. Pero no tanto

Desconozco en qué contexto estás leyendo esto, pero si es fuera de tu jornada laboral y estabas intentando desconectar, primero, déjame pedirte perdón por lo que voy a hacer. A nadie le gusta que hablen del demonio en su presencia, pero una pregunta: ¿te has parado a pensar en cuán importante es Excel en tu trabajo? Es decir, si piensas en una jornada laboral de ocho horas, ¿cuántas horas consisten en mirar a un abismo infinito de celdas, columnas y fórmulas? ¿Cuánto depende tu empresa, tu sueldo, de que un Excel esté bien hecho?

Es más, ¿qué pasaría en tu empresa si mañana a Satya Nadella, CEO de Microsoft, se le fuese la cabeza por completo y ordenase la suspensión inmediata de Excel y retirase el software del mercado? Habría que verlo, pensarás, y no te faltará razón. Pero lo que sabemos es que hay mucho dinero pendiendo de un hilo anclado en una hoja de cálculo. Y cuando algo sale mal en un Excel, los resultados pueden ser horribles.

Quizá dependemos demasiado de Excel.

Qué había antes de Excel. Excel lleva con nosotros unos 40 años (a mis brazos, estimado lector, ya no eres joven). Fue en el año 1985 cuando Microsoft lanzó la primera versión para Mac, pero antes de este software tan importante en el devenir de las empresas hubo otros. Es posible que a los más sabios del lugar le suenen nombres como VisiCalc (para Apple II a finales de los 70), Lotus 1-2-3 (sucesor del anterior y prácticamente estándar en los ordenadores de IBM) y Multiplan, de Microsoft y base de lo que, más tarde, sería Excel.

Lotus 1-2-3 era el programa, en mayúsculas, y Multiplan no consiguió hacerle frente en MS-DOS. Sin embargo, la llegada de Windows y su imparable avance, los PCs con interfaz gráfica y las ventanas, unido al hecho de que Excel había sido concebido desde sus inicios para funcionar en un entorno gráfico, hicieron que, poco a poco, Lotus cayese en desgracia y Excel se convirtiese en el titán de las hojas de cálculo que es hoy. La primera versión se lanzó en 1985 para Mac y en 1987 para Windows 1.0.

Excel se convirtió en la niña bonita de Microsoft. Word y PowerPoint comenzaron a venderse junto a Excel en 1993 en lo que hoy conocemos como Microsoft Office. Tan importante era Excel para la empresa que Microsoft tuvo que actualizar las interfaces de Word y PowerPoint para que fuesen coherentes con las de su software insignia.

Lotus 1-2-3 ejecutándose en MS-DOS. Apetece pasar aquí unas buenas ocho horas de jornada laboral | Imagen: Odacir Blanco, dominio público

La victoria sobre Lotus 1-2-3. Excel fue un éxito desde el primer momento, como lo fue Windows. Fue una situación perfecta para Microsoft: Windows tenía un entorno gráfico, su cuota de mercado no dejaba de crecer, Excel se adaptaba perfectamente a ese entorno y, para colmo, era la única opción disponible para Windows por aquellos entonces. Lotus Development, de IBM, se quedó anclada en OS/2 y tardó demasiado en adaptarse a los nuevos tiempos. Finalmente, en julio de 2011, IBM acabó donando el código fuente a la Fundación Apache para su proyecto OpenOffice.

El triunfo de las hojas de cálculo. Las hojas de cálculo tenían, y tienen, una ventaja enorme, y es que cuando las controlas y comprendes son capaces de sustituir a prácticamente cualquier programa. ¿Para qué vas a tener un programa de contabilidad, otro para controlar el stock y otro para [insertar fin cualquiera] cuando puedes hacerlo todo con una hoja de Excel, unas fórmulas y unos macros? Estamos hablando de un software que, en su lanzamiento, era usable por todos los usuarios, más intuitivo que sus competidores y permitía almacenar, analizar, representar y acceder a la información en tiempo récord.

Las hojas de cálculo eran luz en la oscuridad, orden en el desorden de la inmensa cantidad de datos que la humanidad genera no en días, sino en horas o minutos. Pero como todo en esta vida, lo bueno siempre tiene su contraparte.

El problema es cuando se abusa de Excel. Y es que Excel es muy versátil, pero quizá no sea la mejor herramienta para hacerlo todo. Sí, todos hemos tenido un jefe al que le encantaba una hoja de Excel más que a un niño un caramelo, pero la realidad es que esa dependencia provoca fallos. Los softwares especializados existen para, precisamente, centrar el tiro en funciones concretas que en otros programas, como Excel, son generales. Por ejemplo, en Excel podrías fichar perfectamente tu jornada laboral, pero es mejor usar un software dedicado que no mande el fichaje de todo un año a la porra porque hemos eliminado una hoja de cálculo sin querer.

Casos hay muchos. Decir que la economía mundial depende de una hoja de Excel en la que se pican datos a manos quizá sea mucho decir, pero ha habido casos en los que un mal dato en una hoja de cálculo ha provocado pérdidas millonarias. Uno de los más conocidos es el de J.P. Morgan Chase a.k.a. caso London Whale.

Imagen | Xataka

En el año 2012, la empresa estaba desarrollando un modelo VaR (Value at Risk) que se sustentaba en un Excel en el que había que introducir datos a mano, así como copiar y pegar de otras hojas de cálculo. El empleado encargado de esto, que no tenía formación en el desarrollo de modelos, se equivocó: copió y pego la suma de dos cifras en lugar de su media. Eso provocó una bola de nieve que llevó a JP Morgan a hacer inversiones más arriesgadas de la cuenta y perder 6.000 millones de dólares.

Pero hay más. Carmen Renhart y Kenneth Rogoff, de la Universidad de Harvard, publicaron un estudio en 2010 titulado «Growth in a Time of Debt» («El Crecimiento en Tiempos de Deuda»). Este estudio decía que los países cuyo déficit superase el 90% de su PIB crecían más despacio que otras naciones, argumento que se usó para sustentar las políticas de austeridad implementadas tras la crisis de 2008. Pero hubo un error garrafal que fue descubierto por un estudiante, Thomas Herndon, que no fue capaz de reproducir los resultados.

Al revisar el estudio, Thomas descubrió que los autores, que habían usado Excel para analizar los resultados, dejaron fuera de los cálculos a algunos países: Australia, Austria, Bélgica, Canadá y Dinamarca. Además, usaron un promedio simple en lugar de ponderar los datos por tamaño de las economías. En definitiva, los datos no eran correctos, pero sí fueron la base de algunas duras políticas de austeridad implementadas en países del sur, como España, Portugal o Grecia. La tesis sí tenía sentido, pero las medidas adoptadas podrían haber sido más laxas.

Imagen | Pexels (Mikhail Nilov)

Estos son solo dos casos sonados, pero no son los únicos. Es más, existe un grupo llamado EuSpRiG (European Spreadsheet Risk Interest Group) cuyo objetivo es, textualmente, «proporcionar un foro en el que la investigación sobre los riesgos empresariales y de auditoría derivados del uso de hojas de cálculo y las formas de evitarlos y contrarrestarlos puedan cotejarse y presentarse de forma adecuada para auditores y gestores empresariales».

La dependencia de Excel. El problema no es Excel en sí mismo, sino el mal uso o, mejor dicho, el abuso de un uso inadecuado de la herramienta. Excel, como programa, es un software para almacenar, analizar y visualizar datos, no para crear en él un segundo cerebro en base al cual tomar decisiones importantes. El motivo es simple: el 94% de las hojas de cálculo de Excel tienen errores.

Si un dato erróneo introducido a mano se encadena con otro dato, que se añade a una fórmula, que genera un resultado, que dispara una macro, que genera el dato final sobre el cual se toma una decisión, el resultado puede ser nefasto. Cuanto mayor es una hoja de cálculo, mayor es el riesgo de que haya un error y más difícil es encontrar el origen del mismo. De nuevo y para variar, el eslabón más débil es el mismo que en ciberseguridad: el humano.

¿La solución? Un cambio en los procesos. Excel está bien para volcar datos y ordenarlos, pero a la hora de procesarlos, sobre todo si se van a usar para tomar decisiones, quizá sea más interesante volcarlos en una herramienta dedicada con formatos estandarizados que, además, permita la colaboración en tiempo real y la actualización de la información. Pero si hay algo más complicado que dominar Excel, eso es cambiar ese proceso «que se ha hecho así toda la vida» en una empresa.

Otra opción sería establecer un proceso de revisión de hojas de Excel, de manera que los archivos se auditen periódicamente para comprobar que no hay errores. Una especie de control de calidad de Excel, si se prefiere.

Imagen de portada | Xataka

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